짧고 담백한 IT 정보를 전하는 테크 인플루언서 세수하면 이병헌입니다. 본 게시물은 전 세계 클라우드 시스템을 통합하고 있는 플랫폼 구글 드라이브의 유용한 앱 5가지에 대한 내용입니다. 구글 독스, 즉 구글 문서를 시작으로 구글 시트(스레드 시트), 캘린더, 구글 포토, 구글 미트 순으로 게재했습니다.
워드, 엑셀은 확실히 편하다. 하지만 비대면 시대에 딱 맞는 형식이라고 하기에는 부족한 면이 있다. 원거리에 있는 타인과 파일을 함께 만들어 간다는 측면에서는 확실히 오늘 소개하는 이 기업의 이 기능이 훨씬 편하다. 바로 구글 드라이브 공유를 활용한 협업 체계를 구축하는 것. 업무상 대표적으로 가장 많이 사용되는 프로그램은 구글독스와 스프레드시트가 있고 구글 캘린더 또한 개인적으로도 팀의 일정관리를 통합적으로 구축한다는 점에서 유용성이 크다. 또한 구글 포토는 날로 정교해지고 있으며 개인적인 용도가 커지고 있으며 구글 미트도 비대면 시대에 적합한 플랫폼으로 위상이 커지고 있다. 구글 드라이브 앱 5선
1. 도그스 문서 구글 독스, 구글 문서 같은 말이다. 마이크로소프트 오피스365 워드 문서를 구글 드라이브 클라우드 내에서 생성·공유할 수 있는 앱이다.
다양한 기본 템플릿을 지원한다. 이력서 및 자기소개서, 회의록, 팜플렛, 뉴스레터, 리포트, 에세이 등 기대 이상의 다양한 템플릿을 제공해 누구나 쉽게 시작할 수 있는 구성이 돋보인다.
필자도 그 몇 가지를 업무에 활용하고 있으며 누구보다 잘 사용하고 있다. 형식 자체도 MS 워드와 크게 다르지 않아 이질감 없이 쓰기 쉽지만 구글 문서가 무엇보다 좋은 점은 ‘공유’가 용이하다는 데 있다.
필자가 2020년 집필한 블로그다운 전자책이다. 몇 차례 업데이트를 거쳐 이미 215페이지의 방대한 양이 축적됐다.
구글 독스의 공유 기능은 최대 600명까지 지원할 것으로 보인다. 같은 내용이 담긴 해당 파일이 벌써 네 번째지만 공유된 사람 600명이 가득 찰 때마다 새로운 구글 문서를 생성해 내용을 복사 붙여넣는 방식으로 실제 전자책을 판매하고 있다.
공유 자체가 매우 간단하다는 점도 좋지만 구글독스는 문서 다운로드, 인쇄, 복사 등의 옵션을 아예 제거할 수 있다는 점이 가장 뛰어난 사용성이 아닐까 생각한다. 누군가에게 문서를 공유할 수는 있지만 단순 뷰어로만 볼 수 있다는 것이다. 인쇄하거나 다운로드하는 등의 2차 배포 기능을 원천 차단시킬 수 있어 매력적이다. 필자처럼 전문지식을 판매해야 하는 입장에 있다면 구글 문서를 적극 활용해보기 바란다. 2. 구글 시트 ‘구글 시트, 구글 스프레드시트’ 같은 말이다. 마이크로소프트 오피스365 엑셀을 구글 드라이브 클라우드 내에서 생성해 공유할 수 있는 앱이다.
구글 문서와 마찬가지로 다양한 템플릿을 지원한다. 해야 할 일 목록, 가계부, 계획표, 시간표, 송장, 경비 보고서 등 평소 엑셀에서 작업해야 하는 거의 모든 유형의 파일 템플릿을 기본 제공하고 있기 때문에 팀원들과 쉽게 공유할 수 있는 플랫폼이 필요했다면 구글 시트를 적극 활용해 볼 필요가 있다.
필자도 다양한 파일을 구글 시트로 활용하고 있다. 특히 몇 명의 다른 사람들과 함께 만들어가야 하는 파일링을 할 때는 구글 시트만 한 것이 없다. 그리고 필자의 회사에서도 직원들과 수시로 소통해야 하는 업무에 대해서도 구글 시트로 정리하고 있는데 굉장히 편하다.
무엇보다 편한 것은 역시 공유가 쉽고 ‘실시간 작업’이 가능하다. 다른 사람이 현재 어떤 셀을 찍고 있고 어떤 작업을 하는지까지 실시간으로 볼 수 있어 업무 협업에 있어서는 이보다 더 편한 앱이 있을까 싶다. 공유 기능도 구글독스와 모든 것이 동일하다. 편집자에게만 권한 변경을 공유할 수 있고 다운로드와 인쇄 복사 옵션 등을 구별할 수 있어 유용하다. 3. 달력에서도 뭐 여러 가지 말은 필요 없을 것 같아. 갤럭시S 시리즈가 처음 등장했을 때부터 구글 계정을 기반으로 시작됐고, 그로 인해 전 세계 누구나 구글 계정 하나쯤은 갖고 있게 됐다.
자연스럽게 구글 캘린더를 사용하는 것도 생활화됐지만 필자는 ‘구글 킵’이라는 구글의 또 다른 킬링 앱(메모, 할 일 앱)과 연동해 사용할 수 있는 점을 업무에 적극 활용하고 있다. ‘알림 O개 완료’로 표기된 일정은 모두 구글 킵 메모와 공유해 쓰고 있는 항목이다. 이처럼 매일 루틴하게 진행해야 하는 업무에 대해 구글 캘린더 공유를 구글 키프와 연동해 편하게 완료 처리하고 있으며, 그 외 업무 및 개인 일정 모두를 색상으로 구분하여 구글 캘린더로 통합 공유 관리한다. 구글 킵에 관한 내용은 나중에 따로 꺼내 다루도록 한다. 4.구글 포토스의 정확한 이름은 ‘구글 포토스’이다.
필자가 블로그에서, 유튜브에서, 기타 다양한 콘텐츠를 통해 꽤 많이 소개한 앱이다. 구글 캘린더와 마찬가지로 아이폰, 갤럭시 등 대부분의 스마트폰에 기본 설치돼 있기 때문에 이제는 사용자가 정말 많아졌다.오래전 영상이지만 실제로 필자가 구글 포토를 어떻게 일상생활에서 혹은 업무용으로도 활용하고 있는지 잘 보여주는 사례가 될 것 같다. 늘 부족한 스마트폰 용량 압박에 시달린다면 더욱 구글 포토를 적극 추천한다. 5. 구글 미트구글 미트는 온라인 화상회의, 영상통화를 위한 앱이다. 필자처럼 다양한 구글 앱을 사용하고 있다면 온라인 미팅이나 화상회의 때 활용하기 좋은 사용성을 갖고 있다.사용법은 역시 간단하고 직관적이다. 지금은 대부분의 사람들이 온라인 화상회의에 익숙해져 있어 더 쉽게 느낄 수 있는 것. 새 회의를 클릭하여 미팅을 만들고 링크를 공유하면 된다. 반대로 참가자는 링크만으로 회의에 접속할 수 있다.주로 비즈니스용으로 많이 쓰이는 편이다. 구글독스, 시트, 캘린더 등과 연동해 공유하는 기능이 많기 때문이다. 다만 참가자 전원이 구글 계정을 가지고 있어야 하며 최대 100명까지 가능하다. 그리고 아쉽게도 무료 시간이 정해져 있는데 최대 60분까지 회의할 수 있다. 처음에는 제한이 없었으나 2021년 6월부터 3인 이상 회의에 대해서는 60분으로 제한되기 시작했다. 6. 번외편 – 구글 드라이브 공유 구글 드라이브의 파일 공유 방식은 위에서 조금 설명했다. 원본 파일을 그대로 유지하면서 공유되는 사람의 권한을 구체적으로 지정할 수 있다.파일을 2차 공유하는 행위를 원천 차단할 수 있고 다운로드와 출력 등이 되지 않도록 세팅할 수도 있다.그래서 필자는 그런 점을 활용해 얼마 전 오프라인 강의를 그대로 녹화한 녹방 강의 파일을 구글 드라이브 공유 방식으로 한정 판매하기도 했다.총 분량 3시간 30분, 3개 챕터의 강의 파일을 구글 드라이브에 업로드해 링크가 있는 사람 중에서도 공유 권한을 승인한 사람만 영상을 시청할 수 있도록 했다. 물론 파일을 다운받을 수는 없고 링크를 다른 사람에게 2차 배포해도 승인이 있어야 시청할 수 있어 상당히 편하게 관리할 수 있다. 전자책뿐만 아니라 영상 파일도 구글 드라이브 공유를 이용하면 매우 편하게 제한된 사람들에게만 배포할 수 있으므로 이 부분을 업무에 활용하면 상당히 유용하게 사용할 수 있다. 마지막으로 오늘 소개한 모든 앱은 모바일에서도 완벽하게 작동하며, 각각 개별 앱의 완성도도 매우 높다.투고 내용이 마음에 드신다면 아래 배너를 클릭하여 팬이 되어주세요.:) 또한 다른 실용적인 정보를 받아보실 수 있습니다.투고 내용이 마음에 드신다면 아래 배너를 클릭하여 팬이 되어주세요.:) 또한 다른 실용적인 정보를 받아보실 수 있습니다.